Paras tapa varata vapaana oleva näyttelypaikka on täyttää sähköinen varauslomake. Lomakkeella kysytään varaajalta kaikki sellaiset yhteystiedot, joita tarvitaan eri vaiheissa, kuten
- varaajayrityksen nimi- ja osoitetiedot, verkkosivu, email ja puhelin
- yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin

Tietoja tarvitaan mm. näyttelyn valmisteluvaiheen yhteydenpitoon, verkkosivun ylläpitoon, näyttelyjulkaisuun, laskutukseen jne.

Varauksesta lähetetään kirjallinen varausvahvistus hintatietoineen. Varaajalla on oikeus tehdä muutoksia varaukseen tai peruuttaa varaus ilman seuraamuksia 31.12. asti. Vahvistus muuttuu molempia osapuolia sitovaksi 1.1. alkaen.