Akuutit ja nopeaa reagointia edellyttävät tiedotteet lähetetään sähköpostitse näytteilleasettajien nimeämille yhteyshenkilöille. Yhteyshenkilölle voidaan nimetä myös varahenkilö tai -henkilöt, jotka saavat saman tiedotteen.
Yhteyshenkilö huolehtii siitä, että tiedotteen sisältö jaetaan organisaatiossa kaikkien sellaisten henkilöiden tietoon, joita se koskee.
Yhteyshenkilötiedote poikkeaa uutiskirjeestä siten, että uutiskirje sisältää yleisluontoista tietoa ITK-näyttelystä. Näytteilleasettajatiedote on yksityiskohtaisempi ja edellyttää usein tiedotteen saajalta toimenpiteitä.
